スキャナ保存対応OP

ZeeM 会計
スキャナ保存対応
オプション



ZeeM 会計・スキャナ保存対応オプションは、電子帳簿保存法・スキャナ保存制度に準拠した証憑類電子化対応ソリューションです。
紙媒体の運用から電子化へのスムーズな移行を実現し、経理部門の更なる業務改革の実現に貢献します。

電子帳簿保存法・スキャナ保存制度とは


企業の会計処理で発生する各種帳票類は、会社法で10年間、法人税法で7年間の厳格な管理を義務付けています。更に税務調査では過去約3年分の書類をすぐに取り出せるようにしなくてはならないなど、経理部門はその対応のために、膨大な紙を保管・管理していかなくてはなりません。
結果的に、輸送や保管にかかるコスト負担、必要な書類を探すのに時間がかかるといった手間も大きく、紙による各種帳票類の管理は、経理部門の業務効率を悪化させる要因にもなっています。


そこで、これらの問題を改善するために、紙の保存から電子的な保存を可能にしたのが、1998年に制定された「電子帳簿保存法」です。2005年には「スキャナ保存制度(電子帳簿保存法4条3項)」が導入され、契約書や領収書といった紙媒体の証憑類は、スキャナで電子化して保存することが可能になりました。更に、2015年、2016年度の税制改正で、スキャナ保存制度の要件は大幅に緩和され、「3万円」の上限廃止や電子署名の不要化のほか、スキャナ機器にスマートフォンの撮影機能が含まれるなど、これまで対応を見送っていた多くの企業にとって、本制度は取組みやすいものとなりました。
電子帳簿保存法・スキャナ保存制度は、一定のルールにのっとり適切に運用すれば、業務効率化やコスト削減、業務品質向上など、これまで改革が進まなかった、経理部門の新たな業務改革の可能性を広げる、便利な制度になりつつあります。

[ 電子化に向けた法整備の経緯 ]

1998年 電子帳簿保存法 施行 ・税法で規定されている帳簿書類の保存方法に対する特例法。
・事前の承認により電磁的記録、COM保存を容認。
2005年 e-文書法 施行
電子帳保存法 改正
(スキャナ保存制度の導入)
・スキャナ保存制度が制定され、事前に所轄税務署長の承認があれば、証憑類(契約書、注文書、請求書、検収書、領収書 等)の電子保存を容認。
一定の要件に従ってスキャナで電子化したデータの保存が可能に。
2015年 電子帳簿保存法 改正
(スキャナ保存要件の緩和)
・上限規制となっていた「3万円以上」の領収書をスキャナ保存の対象に。
・電子署名を不要に。
2016年 電子帳簿保存法 改正
(スキャナ保存要件の緩和)
・スキャナ機器の指定を解除(スマートフォン、デジタルカメラの撮影画像を容認)
・小規模企業向けに「小規模業者の特性」を設定、電子データのチェック条件を緩和。

[ スキャナ保存制度の運用ルール ]

スキャナ保存制度を利用し電子保存の運用をおこなうためには、以下のような一定のルールに従う必ようがあります。詳細は国税庁のホームページ(※1)でご確認ください。

・電子データに変換した後、そのデータが適正かどうかの税理士による定期検査が必要
・電子保存後のデータに変更や改ざんがされていないかを証明するためにタイムスタンプが必要
・領収書等の受領者が電子化する場合、レシート等に受領者が署名の上、タイムスタンプは速やかに付与する
・電子化後の紙の廃棄は、定期検査後に行う
・電子データと仕訳が紐づき、帳簿と相互に確認できることが必要
  (※1)国税庁:ホーム>税について調べる>その他法令解釈に関する情報>その他目次>電子帳簿保存法について

スキャナ保存制度導入のメリット



スキャナ保存制度の最大のメリットは、一定のルールに従って作成した電子データを保存・管理していれば、領収書などの書類を紙で保管せずに済むことです。ファイリングの手間や輸送の時間がなくなり、電子データと仕訳が紐づくことで目的の書類も簡単に探せるようになります。ほかにも、PC上でかんたんに照会できるため、税務調査の信ぴょう性も上がりますし、バックアップをとっていれば、災害等の紛失リスクの回避にも繋がります。

[ 制度導入の効果 ]

「働き方改革」における効果 ファイリングや手作業による照合など、煩雑な業務を簡略化し業務生産性を向上します。
また同時に、手作業や煩雑な処理によるミスを軽減し、業務品質を向上させます。
ペーパーレスでコスト削減 各拠点から本部への紙の輸送コストや、保管にかかるコストを削減します。
正確且つ迅速な税務調査対応 書類の照合や検証、探す手間などが省け、必要な電子文書を簡単に検索、抽出できるため、スムーズな税務調査対応が可能になります。
厳格な運用で内部統制対応を強化 電子文書の更新・保存などの履歴を確認できるようになり、厳格な管理をおこなうことで、コーポレートガバナンスを高め、更なる内部統制対応の強化を図ります。

スキャナ保存制度に対応するためのシステム要件

本制度に準拠した運用を行うためには、以下の要件を満たしているシステムの導入が必要です。

[ 電子帳簿保存法・システム要件 ]

真実性の確保
No(号) 要件名 内容 対象
第1号 訂正・削除履歴の確保 ・訂正削除ができないか、訂正削除できる場合、これらの事実が及び内容を確認可能なこと。
( 訂正削除前のデータが確認できる )
帳簿
第2号 相互関連性の確保 ・帳簿に関連するその他の帳簿について、帳簿間のデータ関連性を確認できるようにしておくこと。
(1取引ごとの照合や月・日などで科目別相手先別等で照合する方法もある
帳簿
第3号 関係書類等の備付け ・システム関連書類( システム概要書、仕様書、操作説明書等 )の備付をおこなうこと。 帳簿
書類

可視性の確保
No(号) 要件名 内容 対象
第4号 見読可能性の確保 ・ディスプレイの画面やプリンタでの書面に速やかに出力できるようにしておくこと。 帳簿
書類
第5号 検索機能の確保 ・取引年月日、勘定科目、取引金額等の帳簿書類の主要な記録項目検索条件を指定して検索ができること。
・日付又は金額の範囲を指定して検索ができること。
・二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索ができること。
帳簿
書類

ZeeM 会計・スキャナ保存対応オプションとは

ZeeM 会計・スキャナ保存対応オプションは、財務・管理会計統合パッケージ「ZeeM 会計」のオプション製品です。
ワークフロー申請機能にタイムスタンプ自動押印、文書管理(履歴管理・検索・照会)機能と検証機能を追加することで、電子帳簿保存法がシステム要件として求めている「真実性の確保」「可視性の確保」に対応しています。また、ZeeM 会計のオプションとして手軽に導入できますので、専用のシステムを別途導入することもなく、紙媒体の運用から電子保存への運用の移行をスムーズに実現します。

[ スキャナ保存対応オプション・主な機能 ]

タイムスタンプ自動押印機能

別途ご契約いただくタイムスタンプサービスと連携することで、ワークフローの申請書に、証憑類の電子データを添付したタイミングで自動的にタイムスタンプを押印します。
※タイムスタンプ自動押印機能は、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供する「アマノタイムスタンプサービス3161」に連携しています。




証憑類の文書管理、検索・照会機能


添付された電子データはタイムスタンプ押印後、自動的に文書管理機能に保管します。証憑類に関連づけられた伝票情報の確認、電子データの更新履歴管理、検索・照会が可能です。





個別検証・一括検証機能


証憑類の電子データに改ざんがされていないか、個別または複数の電子データに対して検証をします。検証結果は、管理画面にて一覧表示で確認ができます。これにより迅速で的確な税務調査対応が可能になります。




[ スキャナ保存対応オプション・ご利用イメージ ]


認定タイムスタンプ利用登録



ZeeM 会計 スキャナ保存対応 オプションは、一般財団法人日本データ通信協会の 「認定タイムスタンプを利用する事業者に関する登録制度」に登録しています。


参考:スキャナ保存制度導入の流れ




[ 承認申請書の提出は運用開始の3カ月前の前日までに ]


スキャナ保存制度の導入には、まず、電子化の対象となる領収書、納品書などの書類を決め、社内規程や体制の整備、社内の運用ルールをマニュアル化します。後は、承認申請書を、運用を開始する日(備付け開始日)の3カ月前の前日までに所轄税務署長等へ提出します。

 ※例:2018年2月1日開始の場合は、2017年10月31日までに申請書を提出

 申請方法の詳細については、国税庁の下記Webページをご確認ください。

  ≪ 国税庁 ≫
 ・[手続名]国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請
 ・国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書
 ・申請書記載例